新時期高職院校行政秘書工作狀況初探

1、<p>　　新時期高職院校行政秘書工作狀況初探</p><p>　　【摘 要】從探討新時期高職院校行政秘書工作的崗位職位出發(fā)，闡述了當前高職院校行政秘書的工作內容和工作方法。接著筆者對高職院校行政秘書的工作特點進行了系統(tǒng)性的分析和論述。 </p><p>　　【關鍵詞】高職院校；行政秘書；崗位職責；工作特點；現狀 </p><p>　　一、新時期高職院校行

2、政秘書崗位職責分析 </p><p>　　作為一名高職院校的行政秘書，首先要明確自己應該做什么，才能對所做的工作進行把握并做好。高職院校的行政秘書的工作職責主要有，一是文字工作。學校對內對外的文稿的擬定，包括年度的工作計劃、工作總結、申請報告以及通知文件等。并對其進行審校、打印與發(fā)布，會議內容的記錄與整理等。二是檔案管理工作，主要是對各類信息、資料以及外來的文函進行歸檔保管等，對員工的檔案進行登記、審核以及保管。

3、三是工作的溝通與協(xié)調，負責行政管理層與師生員工的聯(lián)系，學校各職能部門的聯(lián)系，院系內各部門間合作的協(xié)調，并承擔院系的接待、公關以及外聯(lián)等事務。四是人力資源工作的管理，包括考勤考核、評定職稱以及福利事務等，根據院系行政管理層的相關要求，協(xié)助院系行政組織編制組織架構，以怨報德人才招聘以及員工的培訓等。五是日常行政工作的管理，協(xié)助并督促各項工作計劃的完成，制度的實施落地，辦公用品的采買與保管，固定資產的管理以及辦公設備的維修與維護等，除此之外，

4、還有會議安排與籌備，得到院系行政管理層的授權后，對有關文件資料進行審核并簽署意見等。六是臨時性工作以及突發(fā)性工作的處理，處理后及時向院系行政領導匯報。 </p><p>　　二、當前高職院校行政秘書工作現狀分析 </p><p>　　根據行政秘書在工作中具有的特點，并結合地方高職行政秘書的實際情況，對二級學院的秘書工作中易出現的問題匯總如下三個方面：首先，工作任務較多并且繁瑣。二級學院的行

5、政秘書在工作中具有較多的頭緒，工作的范圍涉及面也較廣，每天都有很多工作需要做，不但有各類文件的登記與傳閱需要登記完成，各種會議的通知及各種來電來訪需要接待與處理，另外，還要做好領導交辦的臨時性的工作。與此同時，需要與不同的老師和學生接觸，對他們提出的問題要及時的處理。在實際的工作中有很多工作內容都不在行政秘書的崗位職責范圍內。所以，行政秘書每天都在忙，每個月都在忙，但是，到年終總結的時候還是忙的沒有頭緒，沒有成績。其次，工作得不到足夠的

6、重視。二級學院的行政秘書的工作是非常繁忙的，給人的感覺就像在打仗，一件事連著一件事，經常是幾件事放在一起做。不管干的多么辛苦，在領導的眼里都是理所當然的，而且，在年終的績效考核的時候，行政秘書很少有人是優(yōu)秀者。不管是學生還是老師，都要服務于他們，若服務做不好，就會有人投訴，所以，行政秘書不但不被重視，而且還沒有什么回報。付出與回報無法形成正比，使得有些行政秘書心生抱怨。覺得不管干成什么樣，都是一樣的</p><p&g

7、t;　　三、新時期高職院校行政秘書工作完善性策略分析 </p><p>　　首先，把角色定位明確下來，把秘書的崗位價值體現出來。角色的合理定位是把院系行政秘書的工作做好的關鍵，行政秘書必須做到角色的合理定位，才能起到化解困境的作用，開展起工作才會更加積極與主觀。行政秘書對于職責的分工要有充分的了解，在院系的行政管理層中，行政秘書是主要的參謀與助手，并且，還是院系行政管理層與師生關系的紐帶，起著非常重要的作用。所以

8、，院系行政秘書在做辦公室的工作的時候，不管是收發(fā)文件，會議籌備，協(xié)調辦事，還是出謀劃策，都要有服務意識，否則，不但會給工作的效率帶來很大的影響，還會影響到老師與學生的心理，起不到良好的窗口表現的作用。其次，把特點認清，把服務的質量水平提高上來。行政秘書的工作具有非常顯著的特點，那就是繁瑣性、服務性與重復性。服務性也就是說秘書工作具有服務領導的性質。繁瑣性就是工作具有非常多的頭緒，涉及的面也較廣，辛苦且非常零碎，不但費時間還費事。重復性就

9、是指秘書的工作每天都會重復同樣的工作，反復辦理的事較多。所以，不但要注重特點，還要使工作的質量水平得到不斷的提高。最后，把工作的意識強化起來，把工作的執(zhí)行能力提高起來。一是把政治意識強化起來，在院系的辦公室中行政秘書是一</p><p><b>　　四、結語 </b></p><p>　　總而言之，我們國家的高職院校在不斷的深化改革，對高職二級學院的行政秘書也提出越來

10、越高的要求。所以，行政秘書必須從思想觀念上進行轉變，把角色定位明確下來，樹立起服務的意識，對自己的綜合素質以及能力不斷的加強培養(yǎng)，平時多讀書，多積累知識，虛心的學習，工作中要用心，從多角度、多方面來強化自己，不斷培養(yǎng)自己工作的意識，提升自己工作的能力。與此同時，還要保持樂觀開朗、積極向上的心理，保持刻苦的學習，銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度，在工作中要踏踏實實，同時，還要與時俱進，為學校的健康發(fā)展貢獻自己的力量，為學校的快速發(fā)展貢獻自己的智慧。 &

11、lt;/p><p><b>　　參考文獻 </b></p><p>　　[1] 陳小藝.淺談新時期高職院校行政秘書工作的現狀[J].教育期刊，2012年第1期. </p><p>　　[2] 孫子健.試分析現階段我國高職院校的行政秘書工作[M].北京教育出版社，2012年. </p><p>　　[3] 周益民.中國高職院校