公務文書的寫作寶典_第1頁
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文檔簡介

1、,應 用 文,,公務文書,私人文書,,通用文書,專用文書,,行政公文,事務文書,,科技文書經(jīng)濟文書法律文書涉外文書……,,記錄性文書(日記、自傳……),,交流性文書(慰問信、表揚信……),……,,,第一章 常用行政公文的寫作,第一節(jié)、公文概述,一、公文的概念 它是有關機關、部門、單位在管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。,,,二、公文的種類根據(jù)國務院辦公廳2000

2、年8月24日頒布、2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》,公文種類分為十三種,即命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、函、會議紀要。,,,黨的公文,決定、決議、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定 、函、會議紀要。,,,,,三、公文的格式,公務文書的格式,指的是公務文書外在表現(xiàn)形式的各個組成部分及其各自的位置,也包括公務文書的用紙、留下空等。,(一)什么是公文格式?,,,

3、(二)公文寫作對格式的要求,1、準確規(guī)范2、完整美觀3、合理適用,,,(三)格式的組成,1、眉首部分2、主體部分3、版記部分,,00001,,,天開〔2005〕3號,關于加強文書檔案工作的通知,各分公司,各處、室: 為貫徹甌江市人民政府《關于進一步加強企業(yè)檔案工作若干意見》(甌府[2005]2號)的精神,加強本公司及下屬單位文書檔案工作,······

4、83;··。,附件:1、甌江市人民政府··········意見 2、甌江市檔案館········的通知,二○○五年一月二日,,主題詞:文書 檔案 通知,□抄送:市檔案局,市經(jīng)貿(mào)委。,□天開電化有限公司辦公室,2005年1月印

5、發(fā)□,,眉首,主體,版記,,,機 密★一年,特 急,1、傳達行文意圖;2、表明文書的生效時間和法律憑據(jù);3、表明行文關系和主送范圍。,1、提供主題檢索標識;2、確定復本送達范圍;3、提供公文印制責任者、時間等。,天開電化有限公司文件,1、表明文書的法定權威和信息源;2、確定文書的處理緩急和安全要求;3、為文書的科學管理提供分類標識和檢索途徑。,,,天開〔2005〕3號,,,平行文、下行文,至版心上邊緣25m

6、m,機密,特急,眉首,天開電化有限公司文件,宋體,高度小于2cm,,機密,特急,天開電化有限公司文件,,簽發(fā)人:張國慶 天開〔2005〕 1號 李國強,,,上報的公文需標識簽發(fā)人姓名,眉首,上行文至版心上邊緣為80mm,三號楷體,,00001,,天開〔2004〕3號,,眉首,機 密★一年,特 急,目的是為了便于統(tǒng)計、登記和回收;領導機關大批下發(fā)公文時

7、使用,絕密、機密公文應標明。,便于公文查閱、處理、統(tǒng)計。由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。聯(lián)合發(fā)文時只標注主辦機關發(fā)文字號,傳遞和辦理的時間限度,平件不必標注。公文分特急、急件;電報分特提、特急、加急、平急,同時在信封上標明。,發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”,紅色標識,居中,莊嚴顯示文書的法定性和權威性,文書內(nèi)容涉及國家秘密的,應表明密級和保密期限;分秘密、機密、絕密。,反映機關本質(zhì)屬性,避免與相近機關混淆。通常采用三種方法:1、機關

8、代字;2、機關代字加文種代字;3、機關代字加承辦部門代字。,年份用全稱,用六角括號,不加“第”不編虛號,天開電化有限公司文件,,,第二節(jié)眉首部分,眉首部分的組成:發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、秘密等級和保密期限、緊急程度、簽發(fā)人、文件份數(shù)、順序號。,,,一、發(fā)文機關標識,1、構成形式,,發(fā)文機關全稱或簡稱+文件,發(fā)文機關全稱或簡稱,發(fā)文機關全稱或簡稱+(文種),,,2、文件名稱要求:用醒目、整齊、莊重的字體套紅印刷。,,,(1)黨的機關公文

9、,中 共 中 央 文 件 中發(fā)[2002]××號,,中共中央關于××××的通知,3、具體形式,,,,(2)行政機關公文,國務院辦公廳文件國辦發(fā)[2002]×號,,國務院辦公廳關于××××××的通知,,,(3)聯(lián)合行文,中共中央 文件 國 務 院 中發(fā)

10、[2002]××號,,中共中央 國務院關于××××的通知,注意:主辦單位放在前面,,,二、發(fā)文字號,機關代字+年份+序號,(1)流水號的使用,命令、令(以任期排列)公告、公報(以年排列),,,(2)、期號、刊號的使用,多見于政務信息類文體,如簡報、簡訊、內(nèi)部參考、參考消息等。排列次序一是按出版次序依次排列 二是按年度順序依次排列,,,5、發(fā)文字號的位置,

11、(1)下行文、平行文發(fā)文字號的位置,如:江蘇省人民政府文件蘇政發(fā)[2006]×號,,,,(2)、上行文發(fā)文字號的位置,如: 中國農(nóng)業(yè)銀行江蘇省分行文件蘇農(nóng)銀發(fā)[2006]×號 簽發(fā)人:×××,,,,6、發(fā)文字號的編發(fā)要求,(1)不能缺項、不能多項(2)順序不能錯(3)選準“機關代字”,,,選擇“機關代字”必須做到:,一是二個至四個字為宜。二是“機關代字”

12、的指代要明確。三是不同機關之間,特別是名稱相近的部門或單位的“機關代字”不能雷同。四是要盡量注意“機關代字”的穩(wěn)定性。,,,(4)其他需要注意的問題,一是“字”、“發(fā)”不能亂用。二是在“順序號”前不加“第”。不加“0×”。三是幾個單位聯(lián)合行文,只標明主辦機關發(fā)文字號。,,,三、秘密等級和保密期限,1、秘密等級,,絕密,機密,秘密,,,2、標注位置,(1)黨的文書:眉首的左上角,文件份數(shù)號下。(2)行政公文眉首右上角,

13、第1行。,,,3、保密期限,絕密三十年機密二十年秘密十年,,,4、標注形式如 絕密★五十 200年1月8日8時前,5、標注要求:“絕密”、“機密”級公文應當標明份數(shù)度序號。,,,四、緊急程度,1、分類,,公文,電報,,特急,急件,,特提特急加急平急,,,2、常見樣式:標題中加“緊急”,3、特別說明:加“緊急程度”要適中。,,,五、簽 發(fā) 人,1、什么公文需要簽發(fā)人?,上行文應當注明簽發(fā)人。,

14、2、聯(lián)合行文時只需主辦單位標注簽發(fā)人,,,六、份號、隔離線,1、“絕密”、“機密”0加份號2、標注形式“份號”或“No”后加文件順序號,,,3、隔離線常見形式,(1)政府令(2)黨政文件(3)會議紀要(4)簡報,,天開公司關于加強文書檔案工作的通知,各分甕,各處、室:,為貫徹甌江市人民政府《關于進一步加強企業(yè)檔案工作若干意見》(滬府[2005]2號)文書精神,加強本公司及下屬單位文書檔案工作,··

15、3;······。,附件:1、················意見 2、···········&#

16、183;···的通知,二○○四年一月二日,,(此件須在中層干部會議傳達),,是附屬或說明正文的文書材料,是文書的重要組成部分;應標明附件順序和名稱,附件后無標點符號,應與正文一起裝訂。,應使用全稱、規(guī)范化簡稱或通稱;主送過多導致首頁無法顯示正文,可置于抄送之上。,主體,文書生效標識有加蓋印章和簽署兩種形式。,數(shù)字、年份不能回行,應準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明文種。結構要完整,一般包括發(fā)文機

17、關、主要內(nèi)容、文種。,不同文書成文日期不盡相同,詳見書。成文日期中的零寫為“○”,需要說明的其它事項加括號標注。請示應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。,,,第三節(jié) 主體部分,一、標   題,(一)、標題三要素發(fā)文機關+事由+文種,,,(二)、標題形式,1、完整式:南京審計學院關于亂收費事件的通報,2、省略式,,江蘇省國家稅務局通告,會計人員職權條例,,,3、文種式:通知,4、轉文式,,批轉式,轉發(fā)式,,,(三)、撰寫標

18、題的要求,一是準確二是簡明三是醒目四是得體,,,,,1、標題達到準確必須注意:,(1)事由要確實概括公文的核心內(nèi)容,題文相符,一目了然。(2)必須能向受文者準確傳達行文意圖,見題而知公文的主旨和內(nèi)容。(3)要注意標題中標點符號使用的準確,除法規(guī)性文件加書名號外,其它一律不加標點。,,,2、達到簡明要做到:,(1)不要把要說的話都放在標題中。(2)事由的語意不能重復。(3)事由中不能講空話。,,,3、醒目即作者在標題中要明確

19、表示要說什么,贊成什么,反對什么等。,,,4、公文標題得體要求:關鍵是看標題中動詞的使用。,,,公文標題不得體主要表現(xiàn):(1)動詞與其他詞組搭配不準確。(2)動詞語意重復,造成事由啰嗦。(3)動詞使用指代不明。(4)不用動詞。,,,5、批轉、轉發(fā)類公文標題要求:,(1)省略中間環(huán)節(jié)(2)省略介詞“關于”和文種,,,二、主送機關,(一)、什么是主送機關 即公文的主要受理機關,也就是發(fā)文機關要求周知、貫徹執(zhí)行或研究

20、、答復等負有辦文責任的單位名稱。,,,(二)主送機關確立原則:一是文件的內(nèi)容和工作的需要;二是隸屬關系和職權范圍。,,,(三)主送機關設置的基本形式:一是用全稱或者規(guī)范簡稱。二是用同類型機關的統(tǒng)稱。,,,(四)確定主送機關時常見的錯誤:1、黨政不分2、多頭請示3、超級主送4、主送個人,,,(五)確定主送機關必須注意的事項:一是要確實能解決問題、做好工作。二是上行文只有一個主送機關 黨政不交叉向上行文,

21、遇事黨政可聯(lián)合向上行文。,,,三是聯(lián)合行文主送機關排序與發(fā)文機關排序一致。四是普發(fā)公文按黨、政、軍、群、企事業(yè)單位排序或 按機關級別、企事業(yè)單位地位、領導人職級排序五普發(fā)公文可用統(tǒng)稱,,,三、正 文,(一)正文的邏輯結構 緣起、展開、收束。,,,緣起,,目的:以介詞“為”、“為了”領起,原因,,現(xiàn)有政策或上級精神,生活實際情況,,,緣起要求:一是開門見山,開宗明義。 二是

22、與正文有直接的關系。,,,展開部分不同的文體表達的內(nèi)容不同,寫法也不同。,,,結尾,,提出解決問題的方法表明自己的愿望指出事情的實質(zhì)以習慣語收束,,,正文寫作要求:一是符合黨和國家的法律法規(guī),符合黨和政府的方針政策,配合中心工作;二是要有針對性,有的放矢;三是措施和意見要具體、可行,邏輯嚴密、層次清楚、輕重分明;四是語言簡潔規(guī)范而準確。,,,四、公文附件說明,附件即附屬于公文正文的文件材料。,1、什么是附件,,,一般是隨文

23、頒發(fā)的規(guī)章制度,或隨文報送的報表、資料等。,2、附件的種類,,,3、公文附件說明的位置,正文之末空一行、成文日期之上的左邊,前空兩格標注附件說明。,,,4、附件與批準、發(fā)布、印發(fā)、 轉發(fā)、批轉的文件的不同,一些批準、發(fā)布、印發(fā)、轉發(fā)、批轉的文件后面所附公務文書,不應視為公務文書的附件。,,,五、印 章,1、印章的作用,印章是公文生效的標志,是公務文書的法律依據(jù),是公務文書行文過程中的重要環(huán)節(jié)。,,,2、加蓋印章的方法

24、,(1)會議紀要、電報形式的公文可不加蓋印章(2)聯(lián)合上報的公文,由主辦機關加蓋印章(3)聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關都應加蓋印章,,,3、印章使用特殊情況,以機關領導人名義發(fā)文的,必須由簽發(fā)文件的領導人親筆在落款處簽字或加蓋簽名章。簽名前必須有其職務功單位和職務。,,,4、用印的基本原則,騎年壓月,上大下小。,,,5、注 意,聯(lián)合行文,主辦機關印章在前;若兩個單位聯(lián)合行文,兩個印章均壓成文時間。三個或三個以上單位聯(lián)合行文,每排

25、最多排3個印章,多出的均居中排列。印章不得落白,需先標注發(fā)文機關代全稱,然后用印。,,,六、成文日期,1、成文日期的位置,成文日期一般位于正文末尾右下方。有部分公務文書的成文時間還可以放在公務文書標題的下方或發(fā)文字號同行右首。,,,2、成文日期確定的標準,(1)一般以機關單位負責人簽署的日期為準;(2)凡屬會議通過的文件,以會議通過的日期為準;(3)凡屬一般例行的公文,如請示、批復、函等,可以以實際發(fā)出的日期為準;,,,(4)聯(lián)合

26、行文,以最后一個機關領導人簽署的日期為準;(5)電報,以實際發(fā)出的日期為準;(6)重要的法規(guī)性文件,除標明會議通過的時間外,還應注明文件生效的時間。,,,3、成文日期的撰寫方法,成文日期必須用漢字書寫。成文日期應當寫明年、月、日 ,且必須寫全。,,,七、附 注,1、什么是附注,公文的附注是指公文需要說明的其他事項,包括閱讀范圍、印發(fā)傳達范圍,可否登報、刊等內(nèi)容。,,,2、附注的位置,附注一般置于“落款”下方的左邊,主題詞之上。

27、,3、注意:請示應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。,,,第四節(jié)文尾部分,一、主題詞,1.主題詞的性質(zhì),主題詞是用以揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的名詞術語 。,,,2、主題詞表的構成,現(xiàn)行公文主題詞表共分三層,第一層是對主題詞區(qū)域的分類。第二層是類別詞,即對主題詞的具體分類。第三層是類屬詞,即類別詞下所屬的各個詞匯。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞,用于文件的標注。,,,3、主題詞的標引方法及注意事項,(1) 主題詞的標引數(shù)量最多不超過5個

28、。(2)主題詞的標引順序是:類別詞+類屬詞。(3)若文件的內(nèi)容涉及到兩個類別,則應先集中對一主題內(nèi)容進行標引,再對第二個主題內(nèi)容進行標引,可標為“類詞1十類屬詞1十類別詞2+類屬詞2”。,,,(4)在標引主題詞時,先標反映文件內(nèi)容的主題詞,再標反文件形式的主題詞。(5)根據(jù)需要,可將同一區(qū)域或不同區(qū)域中不同類別的主詞進行組配標引。(6)當主題詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬時,可只標類別詞;如果在整個主題詞表中都找不到能準

29、確反映件主題內(nèi)容的類屬詞時,可自定詞目代之,但要在自定的類屬詞標注“*”符號,但是上行文不得使用自定詞目。,,,4、主題詞的標注形式,“主題詞”三個字,后點冒號(:),然后由左向右排列主題詞,詞與詞之間空一格,不用標點符號。,,,二、抄送機關,1、抄送機關的性質(zhì),抄送機關是指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。抄送機關應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。,,,2、抄送機關順序,如果抄送的機關、領導人較多,可按黨政機關的級別、領導人的職

30、級排列,其他情況下一般按黨委、人大、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、政府部門、群眾團體、企業(yè)的順序排列,用規(guī)范化簡稱。,,,三、印發(fā)機關及印發(fā)日期欄,印發(fā)機關一般是制發(fā)公文的機關里的秘書機構,標出這項內(nèi)容以示對印制公文負責。,印發(fā)時間是指印發(fā)該份公務文書的時間,可以是成文時間,也可以與成文時間不一致,稍晚些。,(二)信函式格式,發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦使用小標宋體字,字號由發(fā)文機關酌定;發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文

31、線(上粗下細),距下頁邊20mm處為一條武文線(上細下粗),兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從版頭文件格式要素說明。,(三)會議紀要格式,會議紀要標識由“××××會議紀要”組成。其標識位置:上邊緣至版心上邊緣為25mm。用紅色小標宋體字,字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從版頭文件有關規(guī)定。,,,,四、公文寫作要求,(一

32、)符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,要切實可行,并加以說明。(二)情況屬實,觀點明確,表達準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不由,字詞規(guī)范,標點準確,篇幅力求簡短。,,,,(三)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。 (四)結構層次序數(shù),第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層“(1)”。(五)必須使用國家法定的計量單位。,,,(六)

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