部門職責與崗位說明書梳理培訓

1、盛高—南京中心管理整合與提升咨詢項目部門職責與崗位說明書梳理培訓,http://www.singold.com 盛高咨詢（上海） 2024年4月3日,,機 密,討論稿,此報告僅供客戶內(nèi)部使用。未經(jīng)盛高咨

2、詢的許可，其他任何機構(gòu)不得擅自傳閱、引用或復制。,目 錄,組織結(jié)構(gòu)設計與職位體系設計部門職責梳理崗位說明書梳理部門職責與崗位說明書梳理或編制中應注意的幾個問題,,組織及組織設計需要考慮的因素,組織：是為了達到某些特定目標，經(jīng)由分工與合作，以及不同層次的權(quán)力和責任制度，而構(gòu)成的人的組合。,橫 向 跨 度 與 縱 向 層 級 集 權(quán) 管 理 與 分 權(quán) 管 理規(guī) 范 化 與 靈 活 性 正 式 組 織 與 非 正

3、式 組 織,組織結(jié)構(gòu)決定著職位體系結(jié)構(gòu),,,,室1,室2,室3,組1,組2,,,,中心,部門1,,,部門2,,組5,室5,,,組3,組4,室4,,,,部門職責可以分解到各個崗位，全體崗位職責的綜合即是部門職責,,,,室職責,室職責,室職責,組職責,組職責,,,,中心職責,部門職責,,,部門職責,,組職責,室職責,,,組職責,組職責,室職責,,,,,室主任1職責,室主任2職責,室主任3職責,組長1職責,組長2職責,,部長職責,崗位1

4、職責,崗位2職責,崗位3職責,崗位4職責,崗位5職責,崗位6職責,崗位7職責,崗位8職責,崗位9職責,崗位10職責,崗位11職責,崗位12職責,,,目 錄,組織結(jié)構(gòu)設計與職位體系設計部門職責梳理崗位說明書梳理部門職責與崗位說明書梳理或編制中應注意的幾個問題,,部門職責梳理：系統(tǒng)化的分析方法,部門職責梳理的要求：沒有空白，允許交叉，但是交叉的情況下要分清各自的責任,,,,,部

5、門職責梳理步驟1：填入部門職責,以行政管理部和中心辦公室為例：填入部門職責,,,部門職責梳理步驟2：根據(jù)部門職責逐條判斷各部門的角色,以行政管理部和中心辦公室為例：判斷部門角色,,,部門職責梳理步驟3：根據(jù)部門職責逐條研判職責是否存在問題點,以行政管理部和中心辦公室為例：研判問題點1，職責范圍界定易出問題,,,部門職責梳理步驟3：根據(jù)部門職責逐條研判職責是否存在問題點,以行政管理部和中心辦公室為例：研判問題點2，角色界定易出問題,,,部

6、門職責梳理步驟4：對于存在問題點進行研討并進行糾正,以行政管理部和中心辦公室為例：糾正調(diào)整后的部門職責,,,目 錄,組織結(jié)構(gòu)設計與職位體系設計部門職責梳理崗位說明書梳理部門職責與崗位說明書梳理或編制中應注意的幾個問題,,崗位說明書梳理前的準備,崗位說明書梳理前首先要熟悉崗位基本情況，同時應該準備以下四種規(guī)范的資料配合梳理過程，作為梳理基礎,,,,崗位說明書,職位體系圖,部門職責梳理表,相關(guān)信息資料,崗位說明書編寫規(guī)范

7、工作職責動詞詞典部門名稱、崗位名稱規(guī)范相關(guān)訪談、研討記錄等,崗位說明書梳理第1類：基本信息和職位體系梳理,基本信息和職位體系梳理主要分為兩個部分：規(guī)范性梳理和糾錯性梳理,規(guī)范性梳理主要是檢查崗位說明書是否依據(jù)編寫規(guī)范的要求進行編寫主要參考依據(jù)：崗位說明書編寫規(guī)范部門名稱規(guī)范和崗位名稱規(guī)范,糾錯性梳理主要是檢查崗位說明書編寫是否正確，是否與實際情況或者設想相符主要使用工具職位體系圖和數(shù)據(jù)統(tǒng)計表崗位說明書基本情況匯總表,通

8、過統(tǒng)一、規(guī)范的崗位基本情況信息表和職位體系圖進行崗位基本信息和職位體系的糾錯性梳理,基本信息和職位體系梳理主要分為兩個部分：規(guī)范性梳理和糾錯性梳理,崗位說明書梳理第2類：崗位職責梳理,崗位職責梳理主要分為兩個部分：規(guī)范性梳理和糾錯性梳理,規(guī)范性梳理主要是檢查崗位說明書是否依據(jù)編寫規(guī)范的要求進行編寫主要參考依據(jù)：崗位說明書編寫規(guī)范工作職責動詞詞典,糾錯性梳理主要是檢查崗位說明書編寫是否正確，是否與實際情況或者設想相符主要使用工具

9、崗位職責梳理表,崗位職責的糾錯性梳理必須利用系統(tǒng)的思想才能進行全面的、系統(tǒng)的、有機的梳理,崗位職責梳理表：將部門職責和崗位職責進行有機聯(lián)系的梳理工具,,,,,崗位職責梳理步驟1：填寫梳理確認后的部門職責和部門崗位,以資產(chǎn)管理部崗位為例：填寫部門職責和部門崗位,,,,,崗位職責梳理步驟2：依據(jù)崗位說明書進行角色梳理,以資產(chǎn)管理部崗位為例：根據(jù)已經(jīng)填寫好的崗位說明書中對于職責的描述，確定崗位在這些職責實現(xiàn)過程中的角色,崗位職責梳理步驟3：通

10、過角色梳理首先發(fā)現(xiàn)落空的部門職責,以資產(chǎn)管理部崗位為例：在全部崗位職責描述中都沒有提及的部門職責，明顯屬于職責落空的現(xiàn)象，沒有崗位執(zhí)行的部門職責，沒有任何意義,崗位職責梳理步驟4：通過角色梳理其次發(fā)現(xiàn)未體現(xiàn)在部門職責中的崗位,以資產(chǎn)管理部崗位為例：沒有體現(xiàn)在部門職責中的崗位職責，要分析判斷原因，如果屬于部門應負擔職責，屬于部門職責遺漏，應補充部門職責，如果僅為內(nèi)部事務或?qū)儆诓块T職能細化等，可以不調(diào)整部門職責,崗位職責梳理步驟5：通過比較

11、不同崗位、相同職責、相同角色的梳理發(fā)現(xiàn)職責重疊、責權(quán)不清的問題,以資產(chǎn)管理部崗位為例：不同崗位、相同職責、相同角色出現(xiàn)，一定要仔細梳理是否存在職責重疊、責權(quán)不清的問題,,,,,資產(chǎn)管理部部長：擬定物品出門管理制度，負責物品出門證管理，指導和監(jiān)督出門證開具單位和門衛(wèi)按規(guī)定使用出門證。指導建立物品移出總帳。,資產(chǎn)督察員：制訂中心資產(chǎn)移出管理規(guī)定文件 負責中心資產(chǎn)移出的日常管理工作，形成月考核制度，建立完善的中心資產(chǎn)移出臺賬,出現(xiàn)這些問

12、題，應該向任職者核實職責的實際情況，分清職責范圍和責權(quán)關(guān)系，同時，建議使用職責動詞詞典，切實規(guī)范職責描述,崗位職責梳理步驟6：通過比較不同崗位、不同角色、相同職責的梳理發(fā)現(xiàn)職責角色劃分是否正確，職責描述用語是否準確、規(guī)范,以資產(chǎn)管理部崗位為例：相同職責不同角色并不一定意味著職責描述正確，仍然需要對應職責進行梳理,,,資產(chǎn)管理部部長：制定和完善資產(chǎn)管理的規(guī)章制度。,投資管理員：參與起草編制中心對外投資、公司管理的相關(guān)制度,出現(xiàn)這些問題

13、，應該向任職者核實職責的實際情況，分清職責范圍和責權(quán)關(guān)系，同時，建議使用職責動詞詞典，切實規(guī)范職責描述,,,崗位職責梳理步驟7：利用崗位職責梳理表可以有效梳理職責空白、職責缺失以及職責重疊的問題，但是對于職責準確描述仍需更為細致的梳理,部門職責梳理的工具方法更適合梳理，對于設計需要考慮更多的因素部門職責梳理的工具方法提供的是一種思考工具，引導思考方向部門職責梳理除了工具方法，更需要對信息的收集和把握,崗位說明書梳理第3類：工作溝通、

14、任職資格和工作條件梳理,規(guī)范性梳理主要參考依據(jù)：崗位說明書編寫規(guī)范,糾錯性梳理主要使用工具崗位條件梳理表,崗位說明書梳理第3類：工作溝通、任職資格和工作條件梳理,第一步：單獨崗位梳理南京中心崗位基本情況匯總表1：崗位梳理表第二步：部門崗位梳理南京中心崗位基本情況匯總表2：部門崗位匯總梳理表,目 錄,組織結(jié)構(gòu)設計與職位體系設計部門職責梳理崗位說明書梳理部門職責與崗位說明書梳理或編制中應注意的幾個問題,,部門職